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認可地縁団体の運用に関する注意事項

登録日:2021年11月8日

更新日:2022年4月2日

認可地縁団体が開催する総会などでの書面表決について

 認可地縁団体は少なくとも毎年1回、構成員による通常総会を開催しなくてはなりません。
 認可地縁団体の総会を書面のみをもって開催することは、地方自治法に定めがないため、できないものと解されます。
 そのため、総会に出席しない会員は書面や委任による代理表決をすることが可能ですが、直接意見を述べたい会員がいる場合、総会の場所を確保し、その機会を設けることが必要となります。書面表決のみで総会を開催しないよう注意してください。
 総会を書面表決で開催した場合においても、対面式での開催方法と同様に、表決結果や議案に対する質問への対応について報告書(議事録)を作成し、表決結果、質問に対する回答内容を会員にお知らせください。
 

参考

(総務省)新型コロナウイルス感染症拡大に伴う総会等の開催方法について(通知)

 認可地縁団体の代表者は、少なくとも毎年一回、構成員の通常総会を開かなければならないとされていますが(法第260条の13)、総会に出席しない構成員は、書面で、又は代理人によって表決をすることが可能とされています(法第260条の18第2項)。
 なお、認可地縁団体の構成員は多数に及ぶことに留意が必要ですが、例えば、総会に出席せず、書面で、又は代理人によって表決をする構成員が相当数見込まれる状況において、実際に集まらずとも、出席者が一堂に会するのと同等に、相互に議論できる環境であれば、Web会議、テレビ会議、電話会議などにより総会を開催することも可能と解されます。
 また、規約により役員会を設置するものとされている場合にも、同様の環境であれば、Web会議、テレビ会議、電話会議などにより、役員会を開催することが可能と解されます。


電磁的方法による表決について

 電子メール、Webサイト、アプリケーションを利用した表決などができるようになりました。
 電磁的方法による表決を行うためには、規約の変更または総会の決議が必要になります。

既に規約において書面や代理人による表決の規定がある場合

 地方自治法260条の18第4項の規定により規約が優先的に適用されるため、既に規約において書面や代理人による表決の規定がある場合は、電磁的方法による表決ができる旨の追記が必要になります。

現在の規約に書面や代理人による表決の規定がない場合

 電磁的方法による表決ができる旨を、規約または総会の決議で定める必要があります。
 総会の決議による場合は、例えば「以後継続的に電磁的方法による表決を可能とする決議」、「毎年その都度電磁的方法による決議を可能とする決議」など、地域の実情に応じて決議の内容を決定することが考えられます。

通常総会開催のタイミング

 認可地縁団体は、毎年1月から3月までの間、若しくは、事業年度を設けている場合は、毎事業年度の終了の時に財産目録を作成する必要があり(法第260条の4)、決算、予算、事業報告、事業計画を一度の総会において議決する場合には、事業年度終了後に総会を開催する流れとなります。
(例)

  1. 事業年度終了
  2. 財産目録の作成
  3. 総会の開催(決算、予算、事業報告、事業計画)
  4. 議事録の作成
  5. 代表者の変更(告示事項変更届出書)、規約の変更(規約変更認可申請書)の提出

また、年度開始当初から通常総会において予算が議決される日までの間は、予算がないことになりますので、規約に下記のように定めておくことが適当です。

規約の作成例

財産目録の作成と備え置き義務

 認可地縁団体は、毎年1月から3月までの間、若しくは、事業年度を設けている場合は、毎事業年度の終了の時に財産目録を作成する必要があります。(法第260条の4)
 常に主たる事務所に備え置いてください。

構成員名簿の作成と備え置き義務

 個人を単位とした認可地縁団体の構成員名簿を作成し、主たる事務所に備え置き、構成員の変更(入会、退会)があるごとに修正をしてください。(法第260条の4)

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〒270-1192 千葉県我孫子市我孫子1858番地
電話:04-7185-1111 ファクス:04-7185-5777

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