コロナ禍における自治会独自の取組み

新型コロナウイルス感染症の拡大により、集会所の利用や回覧回数を控えるなど各自治会で対策に取り組む中で、SNSの活用など新しい生活様式を取り入れて活動している自治会があります。
ここでは自治会独自の取組みを紹介します。

新型コロナウィルスの影響で役員会などの会合がまったく開催できない状態が続く中、コミュニケーション手段を「集会所での会合」からLINEによる「対面不要な方法」に切り替えました。

「紙媒体で保管している資料をスキャナで取り込む」、「Word／Excel等で資料を新規作成する」、いずれかの方法でデジタル化したデータを「並木7丁目クラウド※」に保管し、自治会役員で情報を共有しています。並木7丁目クラウド上のデータをLINEで配信し、自治会役員・関係者に伝達します。これにより自治会活動が効率化され問題解決スピードが大幅に向上しました。個人情報が含まれているデータはインターネットと分離したパソコンで管理することで、万全なセキュリティ対策を行っています。
※並木7丁目クラウドはG社クラウドサービスを利用しています。個々のパソコンにデータを持つ必要がなく、利用者は手持ちのパソコンやスマホで、並木7丁目クラウド内のデータやアプリをいつでもどこでも利用することが出来ます。並木7丁目自治会は無料サービスの枠内で活用しています。

コロナ禍の中で「会合が出来ない」ことに加え、役員の中には職業をお持ちの方も多くいらっしゃり、皆で時間を共有することが困難でした。さらに今までの自治会のコミュニケーションは会合や電話であるため、自治会活動が時間的に拘束されていました。このままでは活動が停滞し、ごみ問題などのライフラインに支障を来たすことへの懸念を感じました。
そこで、東日本大震災で効果を発揮したLINEを自治会に導入しました。2020年度は17人中13人が自治会のグループLINEに加入して下さいました。スマホをお持ちでない方には書面、電話、メールで情報を伝えました。
自治会役員のうち、ご高齢の方を中心に「スマホは難しい」と思われる方もいらっしゃいます。例えばクラウド上に掲載しているデータを、パソコンやスマホにダウンロードしLINEで配信するのは、操作に慣れないと大変な作業です。ここは若い役員に作業をリードして頂いたことで、役員全体に最新情報が行き渡るようになり、コミュニケーションが円滑になりました。
今では自治会活動の殆どをLINEで行い（2021年度は自治会役員会を一度も開催していません）、忙しい組長役員の時間を会合で拘束することなく、効率的な自治会運営ができるようになりました。

スマホの普及が急速に進み、2021年度は役員組長17名全員がスマホ保有者です。ただ「画面が小さく文字が読みづらい」「文字入力が大変」などスマホ操作に苦労されている方も多くいらっしゃいます。並木7丁目自治会は今年のゴールデンウィーク前後で役員向けにスマホ操作の説明会を行いました。デジタル機器の操作説明は時間が掛かりますが、引き続き役員／自治会員向け説明会を開催し、自治会内で操作方法の浸透を図っていきたいと思います。