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公職にある者から受けた提言、要望等に対する事務取扱要領

登録日:2015年7月1日

更新日:2015年7月1日

平成15年7月22日
総務第337号

1 公職にある者から受けた提言、要望等の取扱い
職員は、公職にある者から行政に関する提言、要望等を受けたときは、すべて上司へ報告するものとし、その手続は、次により行うものとする。

2 実施の目的
公職にある者からの行政に対する提言、要望等は、公共性の高いものであることから、これら提言、要望等を市の共通認識として把握するとともに、市民の理解を得るため情報公開し、もって市民との共通認識を図り、適正な行政運営を目指すことを目的とする。

3 対象となる相手方
対象となる相手方は公職にある者とし、公職にある者とは国会議員、県議会議員及び市議会議員(他市町村の議員を含む。)並びにこれらの秘書(公設及び私設)(以下「議員等」という。)とする。

4 報告の対象となる内容
報告の対象となる内容は、議員等からの提言、要望、依頼等とし、その内容を例示すると概ね別表のとおりである。ただし、統計的な数値(正式なものとして公表できるものに限る。)の問合せ等は、除くものとする。

5 事務取扱い方法

(1)報告書の作成
議員等から提言、要望、依頼等(以下「要望等」という。)があった場合、その要望等を受けた職員は、公職にある者から受けた提言、要望等に関する報告書(別記様式)(以下「報告書」という。)を必ず作成し、次により決裁を求めるものとする。ただし、特に重要と認められる内容のものについては、市長まで求めることができるものとする。

起案者 決裁
部長 市長
次長以下 部長

※合議を求める必要がある場合は、文書管理規程に定める方法により合議する。
※教育委員会その他執行機関については、市長とあるのは当該執行機関の長とする。

(2)内容の確認
前号の報告書を作成するときは、要望等の内容について、議員等に確認を求める。

6 議員等への回答方法
議員等への回答は、次によるものとする。

(1)検討後回答する場合(原則)
議員等からの要望等に対する回答は、即答を避け、内部で充分に検討し、その結果について決裁を受けた後に回答することを基本とする。回答方法は、口頭で可とする。

(2)即時回答する場合(例外)
議員等からの要望が簡易なもの、緊急を要するような内容のものについては、必要に応じて上司の了解を求めた上、その場において口頭により回答することができるものとする。この場合においても、報告書は作成(報告という形になる。)し、決裁区分に応じた決裁を受けることとする。

7 報告書のファイリング方法等
(1)各課において個別フォルダー「議員等からの要望等に係る報告書」をつくり、当該個別フォルダーを全庁共通全般内に収める。
(2)報告書は、決裁後前号の個別フォルダーに保存する。
(3)報告書の保存年限は、5年とする。
(4)報告書は、決裁後写しを1部作成し、当該写しを情報公開担当へ送付する。送付時期は、随時とする。

8 目録の作成
各課では、報告書を作成した場合は、提言要望依頼日、提言要望の要旨を記載した提言要望目録を作成するものとする。情報公開担当においても、報告書の提出を受けた際、依頼日、要旨、所管課名を記載した提言要望目録を作成するものとする。作成した目録は、報告書とともにフォルダーに収納する。

9 情報公開について
報告書は、我孫子市情報公開条例に基づき公開する。提言要望目録は、行政情報資料室において、閲覧に供する。

10 実施時期
平成15年8月1日から実施する。(同日以後にあった要望等から適用する。)
 適用時期(平成19年3月20日総務第1376号)
この要領は、平成19年4月1日から適用する。
 適用時期(平成20年3月12日総務第1006号)
この要領は、決裁の日から実施し、同日以後に受けた提言要望から適用する。
 適用時期(平成22年9月22日総務第639号)
この要領は、決裁の日から実施する。

別表(第4項関係)

報告対象となる内容

主な項目

提言、要望、依頼等の例

工事に関するもの

・道路、水路などの修繕に関する件
・道路、建築物その他工作物に対する改修工事に関する件
・工作物等の設置に関する件
・支障物件等の撤去に関する件
・工事方法、工事手法等の改善に関する件
・工事に係る材料、業者等のあっせんに関する件

契約に関するもの

・契約内容に関する件
・契約の相手方に関する件
・入札に関する件

給付に関するもの

・給付の申請、認定に関する件
・給付状況、給付内容に関する件
・給付率(割合)の見直し、改善等に関する件
・保険証、受給者証、手帳等の交付に関する件

補助金に関するもの

・補助金の創設に関する件
・補助金の額に関する件
・補助金の交付条件に関する件

税、保険料に関するもの

・税率、保険料率の見直しに関する件
・賦課状況、賦課内容に関する件
・減免に関する件

手続に関するもの

・行政サービスに係る各種申請、届出、報告等の手続に関する件

使用料・手数料に関するもの

・使用料及び手数料の見直しに関する件
・受益者負担に関する件
・減免に関する件

許可、処分、勧告に関するもの

・許可条件、許可内容に関する件
・許可期間に関する件
・処分及び勧告の内容、状況に関する件

施策、計画に関するもの

・施策に対する意見、要望、依頼等
・制度の創設

他の機関に関するもの

・市による他の行政機関、公共機関等への働きかけに関する件

その他

・上記以外の提言、要望、依頼等

注 表の内容は、例示であるので、これを限定的に解釈しないこと。

別記様式

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〒270-1192 千葉県我孫子市我孫子1858番地(本庁舎2階)
電話:04-7185-1111(代表) ファクス:04-7185-1142

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