認可地縁団体の運用に関する注意事項

認可地縁団体は、原則として少なくとも毎年1回、構成員による通常総会を開催しなければなりません（地方自治法第260条の13）。
令和4年8月に地方自治法が改正され、総会を開催せずに書面または電磁的方法で決議することが可能となりました（法第260条の19の2）。

総会の場を設け、構成員の意見をまとめる必要がありますが、総会に出席できない（または出席しない）構成員は、書面表決や委任状による代理表決をすることが可能です（法第260条の18第2項）。
※書面表決とは、総会で検討する議案について、表決権（賛否の意思表示）を書面で示すことです。
※委任状とは、自身の表決権を代理人に委ねる書面のことです。代理人として議長を指定することも可能です。

1. 開催の日時、場所を設定し、開催案内や議案書など必要な書類を作成します。
2. 事前に（少なくとも5日前までに）、構成員に開催案内、議案書、質問書、書面表決書や委任状を配布します（書面表決書と委任状のどちらかのみとする場合もあります）。
3. 事前に質問などがあった場合は、役員が返答します。質問と回答については、書面表決書の提出締め切りまでに、可能な限り多くの会員に回覧・配布することが好ましいです。
4. 総会当日は、出席したい構成員が参加し、開催します。出席した構成員（役員も含む）は書面表決や委任状ではなく、通常の表決権を行使となり、事前に集めた書面表決書や委任状と合わせて集計します。
5. 議事録を作成し、後日、回覧などで結果を会員にお知らせします。

電子メール、Webサイト、アプリケーションを利用した表決も可能です。但し、電磁的方法による表決を行うためには、規約の変更または総会の決議が必要になります。

地方自治法260条の18第4項の規定により規約が優先的に適用されるため、既に規約において書面や代理人による表決の規定がある場合は、電磁的方法による表決ができる旨の追記が必要になります。

書面や代理人による表決に加え、電磁的方法による表決ができる旨を、規約または総会の決議で定める必要があります。
総会の決議による場合は、例えば「以後継続的に電磁的方法による表決を可能とする決議」、「毎年その都度電磁的方法による決議を可能とする決議」など、地域の実情に応じて決議の内容を決定することが考えられます。

• 構成員が意見を示するために電磁的方法を可能とするものであり、電磁的方法で議案の決議を可能とするためのものではありません。

書面または電磁的方法による決議（以下、書面決議）については、2つの方法があります（書面決議をする回数と可決に必要な賛成数が異なります）。
※電磁的方法とは、電子メール、Webサイト、アプリケーションなどを利用した方法や、磁気ディスク（CDやDVDなど）などに記録して配布する方法などが考えられます。

1. 議案と共に構成員に書面決議することについて、書面を回覧・配布などにより可否を訪ねます。
   ※議案に関する可否ではないため、「書面決議をすることについて」が分かるように通知することが好ましいです。
2. 構成員全員が承諾した場合は、議案について書面決議することが可能となります。
   1人でも反対する方がいる場合は、書面決議することができないため、総会を開催して検討する必要があります。
3. 書面または電磁的方法で、構成員に議案についての賛否を確認し、賛成数が規約で定めた「議決に要する構成員の数」に達すれば可決、達しなければ否決となります。
4. 後日、回覧などで結果を会員にお知らせします。

1. 書面または電磁的方法で、構成員に議案についての賛否を確認します。
2. 構成員全員が賛成した場合は、議案について可決となります（「議決に要する構成員の数」ではありません）。
   1人でも反対する方がいる場合は、総会を開催して検討する必要があります。

• 賛否については、個々の議案について確認する必要があります。「全ての議案」など一括して確認することはできません。
• 「今後一切の決議を書面決議で行う」とすることはできません。

　認可地縁団体は、毎年1月から3月までの間、若しくは、事業年度を設けている場合は、毎事業年度の終了の時に財産目録を作成する必要があり（法第260条の4）、決算、予算、事業報告、事業計画を一度の総会において議決する場合には、事業年度終了後に総会を開催する流れとなります。
（例）

1. 事業年度終了
2. 財産目録の作成
3. 総会の開催（決算、予算、事業報告、事業計画）
4. 議事録の作成
5. 代表者の変更（告示事項変更届出書）、規約の変更（規約変更認可申請書）の提出

また、年度開始当初から通常総会において予算が議決される日までの間は、予算がないことになりますので、規約に下記のように定めておくことが適当です。

　認可地縁団体は、毎年1月から3月までの間、若しくは、事業年度を設けている場合は、毎事業年度の終了の時に財産目録を作成する必要があります。（法第260条の4）
　常に主たる事務所に備え置いてください。

　個人を単位とした認可地縁団体の構成員名簿を作成し、主たる事務所に備え置き、構成員の変更（入会、退会）があるごとに修正をしてください。（法第260条の4）